ダンナのつぶやき⑤

ご無沙汰しています。ダンナです。

今日は理事会運営について、書きます。



皆さんのマンションではどのように理事会を運営をされているでしょうか?
マンションによって千差万別だと思いますが、うちはこんな感じです(築8年目、30戸)。

 ・理事会開催は1回/2ヶ月で、必要に応じて追加開催 (週末の土・日のどちらかで2~3
  時間/回程度実施し、最後に次回理事会の予定日を決める)。

 ・管理会社にレジメ・資料を作成してもらい理事長確認後、1週間前に理事に配布。

 ・理事会終了後、管理会社に議事録案を作成してもらい、理事会出席理事で内容確認・修正後、
  捺印&署名 (議事録の原本は管理員室に保管し、コピーを住民へ配布&掲示版に掲示)。

活動的な理事会の場合はもっと回数が多いでしょう。

次に、問題・課題への対応についてです。
うちの理事会で実施して『良かった』と思ったことです。

 ・期の初回理事会で、年間の活動スケジュール(案)を作成・提案する。
   総会の中で『次期理事会で取り組む案件』が決議されています。
   各案件について、プロセス(手順)を考え、スケジュール(線表)に落とし込み、担当者(案)
   を記載します。

 ・初回理事会の中で、作業の漏れや過不足、実現できそうか?などを検討・調整して、
  スケジュール決定します。また、担当理事も相談して決めます。

  簡単な一例ですが、以下の様な情報をスケジュール表として提案しました。
案件担当5-6月7-8月9-10月11-12月1-2月3-4月
自転車
持込対策
○○理事-ー->
現状調査
--->
アンケート
--->
対策検討
▲---
対策実施
--->
結果確認
    ▲
総会報告

 ・毎回の理事会で進捗状況確認や、見落としていた追加課題の検討など実施して、必要に
  応じてスケジュールを見直す。

理事長の2期目(ちょうどマンガと同じ時期)に、活動スケジュールを作成しました。
結果として、全てがスケジュール通りに進んだ訳ではありませんが、次の点で作って良かった
と思っています。

 ・沢山案件があることが明確になり、理事長1人が抱え込むことを避けられた。

 ・責任の所在がはっきりしたため、担当者がそれなりに頑張った。

 ・『皆で一緒に理事会活動している』という雰囲気が醸成できた。

 ・全体として、完了できた案件数が多くなった(翌期持越し案件が少なくなった)。

仕事では、目標やスケジュールを立てることは当たり前ですが、うちのマンションの理事会
活動にはありませんでした。
また、ネットで調べても『防災点検や植栽管理など、定型の管理業務のスケジュール』は有
りましたが、『自転車持込対策』など、個別案件の活動スケジュールを作成している事例は
見つけられませんでした。


P.S.
  但し、その後の理事会ではスケジュール表作成は無くなりました (;_;)
  それどころか、『二ヶ月に一回は多い』『減らそう』と言われる始末。
  理事会の重要性を皆さんに説明するところから再スタートです。
  次回役員が回ってきたら、こっそり『スケジュール表作成を標準運用にしてしまおう』
  と考えています (^^;)



応援よろしくお願いいたします _(._.)_

もみじa
秋も段々深まってきました。
朝晩冷え込むことも多くなってきました。お体にご注意ください。
また、食べる物も美味しくなっています。食べ過ぎにご注意ください (#^.^#)

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コメント

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いつも
お疲れさまです。

私は、マンションに住む高齢者宅に
訪問しているヘルパーです。

理事会に関する書類は
私が高齢者に読みます。

「あんた、好きに処理して」といわれます。

結局、管理人さんと相談して
対応しています。

こちらで、理事会というものが
いかに大切かを知るにつけ、
私の役目の再認識をしています。

ありがとうございます。
No title
ダンナ様の理事会運営、
拝読しました。

当方は一か月に1回、それで間に合わない時は2回開催したこともありました。

開催時期は
土曜日です。
現在のメンバーで始めたころは
平日の開催もあったのですが

勤務場所が変わったり、パートで仕事を
するひとが出てきたことで
土曜日のみとなりました。

理事会で話し合う内容ですが
当日管理会社から配布されます。

議事録に関しては
私が毎回草案してその後
主人、各役員に見てもらい
署名捺印しています。

こうして出来上がった議事録は
配布していませんが
毎回開催したことを掲示し
内容について見せてほしいという
ご要望があった場合は日時を指定して
見せることになります。

しかしいままでのところ
ご要望はございません。

毎期の事業内容については
総会で承認をうけますが
当方は難しい方を抱えていることも
あり、そうした感情的な部分での
処理に時間がかかります。

担当してもらう理事を決めるのは
参考になりました。
どうもありがとうございます。

さて
土曜日は第9回目の拡大理事会です。
いよいよ
投票の結果がご披露されます。

どんな結果になることやら。
(ドキドキ)
ぶひさん
コメントありがとうございます。
返事が遅くなり申し訳ありません。

ぶひさんのところの理事会運営のご紹介、ありがとうございます。
こちらこそ、大変参考になりました。

フロントマンの人に理事会資料や議事録作成を支援してもらうのは
大変ありがたいのですが、ミスが多いのはどこも同じようですね。
1人で十件以上のマンションを担当しているので、仕方ない部分
もあると考えています。
その分理事会がしっかりチェックしないといけないんですが、
そこもまた役員がいい加減だと。。。

結局は住民一人一人が自分の資産を維持する意識を持たないと
ダメですね。

大変は続きますが、お互い頑張りましょう o(`д´ 。) Fight!!
森須もりんさん
コメントありがとうございます。
返事が遅くなり申し訳ありません。

ヘルパーさんのお仕事は大変なようですね。

このブログ(妻のブログ)が森須もりんさんのお役に立って
いることを聞いて、嬉しいです。

どうぞこれからも、よろしくお願いします。
9期目の理事長の妻さん
理事会運営について教えていただき、ありがとうございます。
回数が多くて活発なようですね。
9期目ご夫妻のご尽力の賜物ですね(^_^)

そうですよね、
役員の都合次第で理事会のやり方はどんどん変えていいと思います。
参加しやすくして参加率を上げるほうが重要ですからね。
議事録は9期目さんが草案を作るのですね。
すごいなあ~~(゜o゜)大変!!
でも閲覧の要望は住民からはないのですね。
ううん~~そこは寂しいような安心したような、ビミョー。(笑)

9期目さん、まだしばらくは大変ですね。
一緒に頑張りましょうね\(^o^)/
>以下の様な情報をスケジュール表
このやり方は裏方理事長8回目とまったく同じ手法です

たぶん考え方が同仕様にできているかと(^_-)-☆


わらわら(*^_^*)
>『減らそう』と言われる始末
>P.S.

そうかここを言いたかったのですね

結局やらない奴はやらない


わらわら(*^_^*)
裏方理事長8回目さん
コメントありがとうございます。

ベテラン理事長さんから同意いただいて、大変嬉しいです。
妻ともども、これからもよろしくお願いします。
裏方理事長8回目さん
住民はちゃんと仕事している人達なので、ONの時はやって
るはずなのに、OFFになるとなぜこうも違うのでしょうか?
どこか見えるところに「ヤル気スイッチ」付いてれば、黙って
ONにしてやるんですが。。。


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