2015年10月28日の記事 (1/1)

ダンナのつぶやき⑤

ご無沙汰しています。ダンナです。

今日は理事会運営について、書きます。



皆さんのマンションではどのように理事会を運営をされているでしょうか?
マンションによって千差万別だと思いますが、うちはこんな感じです(築8年目、30戸)。

 ・理事会開催は1回/2ヶ月で、必要に応じて追加開催 (週末の土・日のどちらかで2~3
  時間/回程度実施し、最後に次回理事会の予定日を決める)。

 ・管理会社にレジメ・資料を作成してもらい理事長確認後、1週間前に理事に配布。

 ・理事会終了後、管理会社に議事録案を作成してもらい、理事会出席理事で内容確認・修正後、
  捺印&署名 (議事録の原本は管理員室に保管し、コピーを住民へ配布&掲示版に掲示)。

活動的な理事会の場合はもっと回数が多いでしょう。

次に、問題・課題への対応についてです。
うちの理事会で実施して『良かった』と思ったことです。

 ・期の初回理事会で、年間の活動スケジュール(案)を作成・提案する。
   総会の中で『次期理事会で取り組む案件』が決議されています。
   各案件について、プロセス(手順)を考え、スケジュール(線表)に落とし込み、担当者(案)
   を記載します。

 ・初回理事会の中で、作業の漏れや過不足、実現できそうか?などを検討・調整して、
  スケジュール決定します。また、担当理事も相談して決めます。

  簡単な一例ですが、以下の様な情報をスケジュール表として提案しました。
案件担当5-6月7-8月9-10月11-12月1-2月3-4月
自転車
持込対策
○○理事-ー->
現状調査
--->
アンケート
--->
対策検討
▲---
対策実施
--->
結果確認
    ▲
総会報告

 ・毎回の理事会で進捗状況確認や、見落としていた追加課題の検討など実施して、必要に
  応じてスケジュールを見直す。

理事長の2期目(ちょうどマンガと同じ時期)に、活動スケジュールを作成しました。
結果として、全てがスケジュール通りに進んだ訳ではありませんが、次の点で作って良かった
と思っています。

 ・沢山案件があることが明確になり、理事長1人が抱え込むことを避けられた。

 ・責任の所在がはっきりしたため、担当者がそれなりに頑張った。

 ・『皆で一緒に理事会活動している』という雰囲気が醸成できた。

 ・全体として、完了できた案件数が多くなった(翌期持越し案件が少なくなった)。

仕事では、目標やスケジュールを立てることは当たり前ですが、うちのマンションの理事会
活動にはありませんでした。
また、ネットで調べても『防災点検や植栽管理など、定型の管理業務のスケジュール』は有
りましたが、『自転車持込対策』など、個別案件の活動スケジュールを作成している事例は
見つけられませんでした。


P.S.
  但し、その後の理事会ではスケジュール表作成は無くなりました (;_;)
  それどころか、『二ヶ月に一回は多い』『減らそう』と言われる始末。
  理事会の重要性を皆さんに説明するところから再スタートです。
  次回役員が回ってきたら、こっそり『スケジュール表作成を標準運用にしてしまおう』
  と考えています (^^;)



応援よろしくお願いいたします _(._.)_

もみじa
秋も段々深まってきました。
朝晩冷え込むことも多くなってきました。お体にご注意ください。
また、食べる物も美味しくなっています。食べ過ぎにご注意ください (#^.^#)